Accordo sul trattamento dei dati (DPA)

1. Chi fa cosa

Lo studio è Titolare del trattamento dei dati delle proprie clienti: decide quali dati raccogliere, per quale finalità, con quale base giuridica, e risponde della correttezza di quelle scelte.

Il Fornitore è Responsabile del trattamento: mette a disposizione lo strumento e tratta quei dati soltanto per far funzionare il Servizio, su istruzione documentata del Titolare.

Le istruzioni documentate del Titolare sono queste: conservare, organizzare, rendere consultabili, esportare e cancellare i dati inseriti, secondo le funzioni offerte dal Servizio. Non riceviamo né eseguiamo altre istruzioni salvo accordo scritto.

2. Dati trattati per conto del Titolare

Categorie di interessati: le clienti dello studio e, dove indicati, i loro contatti.

Categorie di dati: anagrafica e recapiti; questionari anamnestici; consensi informati firmati su dispositivo; fotografie della zona trattata; note professionali sulle sedute; pigmenti, lotti e strumenti usati; pagamenti registrati dallo studio.

Cosa viene raccolto con la firma, precisamente: l'immagine del tratto disegnato sullo schermo (un file PNG), il nome digitato dal firmatario, la data e l'ora, l'indirizzo IP e il browser da cui è stata apposta, il testo del documento firmato e la sua impronta digitale. NON vengono raccolti dati biometrici della firma — pressione, velocità, accelerazione, ritmo — quindi non si tratta di una firma grafometrica e non rientra nell'articolo 9 per questa via. I dati sanitari trattati restano quelli contenuti nel questionario anamnestico.

Fra questi rientrano categorie particolari di dati ai sensi dell'articolo 9 del Regolamento, in particolare i dati relativi alla salute contenuti nel questionario anamnestico. Il Titolare è tenuto a individuare una base giuridica idonea per il loro trattamento, di norma il consenso esplicito dell'interessata raccolto prima del trattamento.

Durata: per tutta la durata del contratto e, alla cessazione, secondo l'articolo 8 di questo accordo.

3. Riservatezza

Chiunque, presso il Responsabile, sia autorizzato ad accedere ai dati è vincolato a un obbligo di riservatezza e vi accede solo quando è necessario per l'assistenza o per la sicurezza del Servizio.

Il Responsabile non consulta i dati delle clienti per finalità proprie e non li comunica a terzi al di fuori di quanto previsto da questo accordo.

4. Misure di sicurezza

Trasmissione cifrata (HTTPS), password conservate solo come hash bcrypt, archiviazione privata dei file senza indirizzo pubblico e controllo di accesso su ogni file.

Separazione logica dei dati per studio: nessuna interrogazione può leggere i dati di un altro studio.

Ruoli distinti all'interno del team, registro delle azioni con autore e data, limitazione dei tentativi di accesso.

Esecuzione e archiviazione in Unione Europea. Copie di sicurezza gestite dal fornitore del database.

5. Sub-responsabili

Il Titolare autorizza in via generale l'impiego dei sub-responsabili elencati nell'informativa privacy pubblicata su /legal/privacy. Ciascuno è vincolato da obblighi di protezione non inferiori a quelli qui previsti.

Le modifiche all'elenco sono comunicate con almeno 30 giorni di anticipo via email o dentro l'applicazione. Il Titolare può opporsi per motivi ragionevoli e documentati: se l'opposizione non può essere risolta, può recedere dal contratto senza penali per la parte di servizio non fruita.

6. Assistenza al Titolare

Il Responsabile assiste il Titolare, nei limiti di quanto ragionevole, per rispondere alle richieste degli interessati (accesso, rettifica, cancellazione, portabilità). L'esportazione integrata nel Servizio è lo strumento ordinario per farlo in autonomia.

Il Responsabile assiste il Titolare nella valutazione d'impatto e nella consultazione preventiva, quando necessarie, fornendo le informazioni tecniche di cui dispone.

Se una richiesta di un interessato arriva direttamente al Responsabile, questi non vi dà seguito e la inoltra al Titolare senza ritardo.

7. Violazioni dei dati

Il Responsabile informa il Titolare senza ingiustificato ritardo, e in ogni caso entro 48 ore dalla conoscenza, di ogni violazione di dati personali che riguardi i dati trattati per suo conto, con le informazioni disponibili su natura, dati coinvolti, conseguenze probabili e misure adottate.

La notifica all'autorità di controllo e, dove dovuta, la comunicazione agli interessati restano obblighi del Titolare.

8. Cancellazione e restituzione

Alla cessazione del rapporto il Titolare può esportare tutti i dati dal Servizio, in autonomia, fino alla data di eliminazione.

Trascorsi 30 giorni dalla cessazione, i dati e i file collegati sono cancellati definitivamente dai sistemi di produzione. Su richiesta scritta del Titolare la cancellazione è anticipata ed eseguita entro 30 giorni dalla richiesta.

Restano conservati per il tempo imposto dalla legge i soli documenti contabili, che non contengono dati delle clienti.

9. Verifiche

Il Responsabile mette a disposizione del Titolare le informazioni necessarie a dimostrare il rispetto dell'articolo 28 e consente verifiche, anche tramite un incaricato del Titolare, con preavviso ragionevole, non più di una volta l'anno salvo violazioni accertate, in modo da non compromettere la sicurezza degli altri clienti.

10. Trasferimenti

I trattamenti avvengono in Unione Europea. Ove un trasferimento verso un paese terzo si renda necessario, avviene sulla base delle Clausole Contrattuali Standard della Commissione Europea o di una decisione di adeguatezza.

11. Responsabilità e prevalenza

Questo accordo prevale sui Termini per quanto riguarda il trattamento dei dati personali delle clienti dello studio. Per il resto valgono i Termini, comprese le limitazioni di responsabilità nella misura consentita dalla legge applicabile.

Nessuna clausola di questo accordo limita la responsabilità delle parti verso gli interessati né deroga a norme inderogabili del Regolamento.